Anfang Oktober 2023 haben wir unser erstes Neubauobjekt übernommen, sprich wir wurden zur „Erstverwalterin“ bestellt und sind sehr stolz darauf.
An dieser Stelle wollen wir uns erstmal bei allen Kunden für das uns entgegenbrachte Vertrauen bedanken, als junges Start-Up Unternehmen wissen wir Ihre Loyalität zu schätzen.
Zurück zum Thema Erstbestellung, geht das so einfach und was hat sich seit dem 1. Dezember 2020, seit Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) geändert, dass erfahren Sie in unserem neuen 2.0 Blog
Erstbestellung in Gemeinschaftsordnung
Bis zum Inkrafttreten des WEMoG war zwar umstritten, ob der Verwalter bereits in der Gemeinschaftsordnung bestellt werden kann, wurde aber verbreitet angenommen und insbesondere auch vom BGH bejaht.
Nach § 26 Abs. 1 WEG beschließen die Wohnungseigentümer über die Bestellung und Abberufung des Verwalters. Nach § 26 Abs. 5 WEG sind Abweichungen u. a. von § 26 Abs. 1 WEG nicht zulässig. Hieraus wird nun wiederum verbreitet geschlossen, der Verwalter könne nicht mehr in der Gemeinschaftsordnung bestellt werden, da es an der Voraussetzung der Beschlussfassung fehle.
Erstbestellung durch formelle Beschlussfassung (Ein-Personen-Beschluss)
Da gemäß § 9a Absatz 1 Satz 2 Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) die Wohnungseigentümergemeinschaft bereits beim Anlegen der Wohnungsgrundbücher entsteht, kann der teilende Eigentümer durch einen Ein-Personen-Beschluss den Erstverwalter bestellen.
Aufgrund dieser Tatsache ist das Konzept der „werdenden Wohnungseigentümergemeinschaft“ obsolet geworden. Für Erwerber, die noch nicht als Eigentümer im Grundbuch eingetragen sind, regelt § 8 Absatz 3 WEG ihre Stellung zur Wohnungseigentümergemeinschaft und anderen Wohnungseigentümern. Im Innenverhältnis wird eine Person als Wohnungseigentümer betrachtet, wenn:
- sie einen Anspruch auf Übertragung von Wohnungseigentum gegen den teilenden Eigentümer hat
- dieser Anspruch durch eine Vormerkung im Grundbuch gesichert ist, und
- sie bereits den Besitz an den Räumen erlangt hat, die zum Sondereigentum gehören.
Die genannten Voraussetzungen entsprechen im Großen und Ganzen denjenigen, die in der früheren Rechtslage für das Entstehen der „werdenden Eigentümergemeinschaft“ erforderlich waren. Wenn Erwerber diese Bedingungen erfüllen, können sie gemeinsam mit dem teilenden Eigentümer die Bestellung des Verwalters beschließen. Grundsätzlich kann die Verwalterbestellung auch durch das Umlaufverfahren gemäß § 23 Absatz 3 Satz 1 WEG erfolgen.
Die maximale Bestelldauer für eine Erstbestellung beträgt 3 Jahre, insbesondere um bauträgernahe Verwaltungen nicht länger vor verjährten Ansprüchen der Wohnungseigentümer zu schützen.
Den Verwalter im Umlaufverfahren bestellen (der sog. Umlaufbeschluss)
Die Bestellung des Verwalters kann selbstverständlich im Umlaufverfahren gemäß § 23 Absatz 3 WEG erfolgen. Die Initiative zur entsprechenden Beschlussfassung kann von jedem Wohnungseigentümer ausgehen. Es ist jedoch zu beachten, dass ein Beschluss im Umlaufverfahren nur dann zustande kommt, wenn sämtliche (werdenden) Wohnungseigentümer dem Beschlussantrag zustimmen. Dies gilt auch für die Bestellung eines Verwalters, obwohl diese gemäß § 26 Absatz 1 WEG normalerweise nur einen Mehrheitsbeschluss in einer Wohnungseigentümerversammlung erfordert. Da sämtliche Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform geben können, sind ihre jeweiligen Originalunterschriften nicht erforderlich.
Dabei muss berücksichtigt werden, dass die Bestellung eines Verwalters gemäß ordnungsmäßiger Verwaltung normalerweise erfordert, dass im Vorfeld drei Alternativangebote eingeholt werden. Diese Angebote müssen den Wohnungseigentümern auch ausreichend Zeit vor der Abstimmung zur Prüfung zur Verfügung stehen. Schließlich müssen sich alle Wohnungseigentümer auf einen der Verwalter einigen. Ohne ausreichenden Austausch unter den Wohnungseigentümern könnte es dem Zufall überlassen sein, ob tatsächlich alle denselben Verwalter bestellen möchten
Einberufung zur Wohnungseigentümerversammlung (durch einen Wohnungseigentümer) und formelle Bestellung
Wenn weder ein Verwalter noch ein Verwaltungsbeirat vorhanden sind, haben sämtliche Wohnungseigentümer die Möglichkeit, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Dies gilt, sofern nicht bereits von der Möglichkeit Gebrauch gemacht wurde, gemäß § 24 Absatz 3 WEG einen Wohnungseigentümer durch Beschluss dazu zu ermächtigen, Wohnungseigentümerversammlungen einzuberufen.
Die Wohnungseigentümer können also selbstständig eine Versammlung einberufen, um wichtige Angelegenheiten zu besprechen und zu entscheiden, wenn es keine vorhandene Struktur gibt, die dies normalerweise tun würde. Dies ist ein wichtiger Mechanismus, um sicherzustellen, dass die Belange der Wohnungseigentümergemeinschaft trotz fehlender Verwaltungseinrichtungen angemessen behandelt werden können.
Es ist eine gute Idee, wenn ein Wohnungseigentümer die Initiative ergreift und durch Rundschreiben an die anderen Wohnungseigentümer deren Zustimmung zur Einberufung einer Versammlung einholt. Sobald entsprechende Zustimmungserklärungen vorliegen, können Sie unter Berücksichtigung der üblichen Formalitäten gemäß § 24 WEG sowie unter Hinweis auf die erhaltenen Zustimmungserklärungen zur Versammlung einladen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Sie nach der Einberufung der Versammlung Vergleichsangebote einholen und diese an die anderen Wohnungseigentümer weiterleiten müssen, damit sie die Angebote prüfen können. Dies stellt sicher, dass alle Wohnungseigentümer angemessen informiert sind und eine fundierte Entscheidung treffen können, wenn es um die Auswahl eines Verwalters oder andere wichtige Angelegenheiten geht.
Vorlagen und Entwürfe von Initiativanschrieben wegen Bestellung einer Verwaltung liegen uns vor, sprechen Sie uns an, wie beraten Sie gerne.
Es verabreden sich alle Eigentümer zu einer Versammlung
Eine Wohnungseigentümerversammlung kann auch auf informellere Weise zustande kommen, wenn sich die Wohnungseigentümer untereinander darauf einigen, eine Versammlung abzuhalten. In diesem Fall müssen alle Wohnungseigentümer einstimmig erklären, dass sie ausdrücklich auf die formalen Einberufungsanforderungen gemäß § 24 WEG verzichten und bereit sind, rechtsgültige Beschlüsse in einer solchen Versammlung zu fassen. Dies sollte dann entsprechend in der Niederschrift über die Versammlung dokumentiert werden.
Sofern nicht alle Wohnungseigentümer tatsächlich an der Versammlung teilnehmen, steht dieser Weg jedoch nicht zur Verfügung, und der Bestellungsbeschluss wird als ungültig betrachtet.
Die Verwaltungsunternehmen stellen sich persönlich vor
Wie bereits erläutert, gilt der Beschluss zur Bestellung des Verwalters nur dann als rechtmäßige Verwaltung, wenn zuvor Vergleichsangebote eingeholt und den Wohnungseigentümern zur Überprüfung vor der Beschlussfassung vorgelegt wurden.
Eine persönliche Vorstellung der Verwalterkandidaten während der Eigentümerversammlung ist zwar nicht zwingend erforderlich, aber auch nicht untersagt. Ein einzelner Wohnungseigentümer hat jedoch keinen Anspruch darauf, dass sich Verwalterkandidaten persönlich in der Eigentümerversammlung vorstellen.
Die Wohnungseigentümerversammlung ist nicht öffentlich, um sicherzustellen, dass die Wohnungseigentümer ihre Entscheidungsfindung frei von externen Einflüssen treffen können. Wenn jedoch beabsichtigt ist, Kandidaten vorzustellen, sollte die Versammlung für den Zeitraum der Vorstellung unterbrochen werden. Nachdem sich die verschiedenen Kandidaten vorgestellt haben, kann die Versammlung fortgesetzt werden, und die Abstimmung zur Bestellung kann durchgeführt werden.
Welche Mehrheit ist erforderlich?
Obwohl für die Bestellung des Verwalters in der Regel eine einfache Mehrheit erforderlich ist, genügt die relative Stimmenmehrheit nicht, wenn die Wohnungseigentümer über mehrere Bewerber gleichzeitig abstimmen. Wenn sich mehrere Personen für das Amt des Verwalters zur Wahl stellen, muss über jede Person separat abgestimmt werden, sofern kein Bewerber bereits die absolute Mehrheit erreicht hat und die Wohnungseigentümer nur eine Ja-Stimme abgeben können. Das bedeutet, dass mehr als die Hälfte der in der Versammlung vertretenen Stimmen für einen bestimmten Verwalter abgegeben werden müssen.
„Procedere“ Abstimmungsvorgang
Bei der konkreten Beschlussfassung über die Bestellung des Verwalters, insbesondere wenn es mehrere Kandidaten gibt, ist es üblich, zunächst durch unverbindliche Beschlussanträge festzustellen, welcher Verwalter die meisten Stimmen erhält. Anschließend erfolgt die formale Beschlussfassung zur Bestellung dieses Verwalters. Diese Prozedur sollte sorgfältig in der Versammlungsniederschrift dokumentiert werden. In die Beschluss-Sammlung hingegen wird lediglich der eigentliche Bestellungsbeschluss selbst eingetragen.
Möglichst vergleichbare und transparente Angebote einholen (Pflicht)
Bei der erstmaligen oder neuen Bestellung eines Verwalters sind bestimmte Verfahrensregeln zu beachten. Es ist zwingend erforderlich, Vergleichsangebote von mehreren Verwaltern einzuholen. Zusätzlich müssen Verwaltervertragsentwürfe vorliegen, und die Verwalterunternehmen müssen ihre Bereitschaft erklären, die Verwaltung tatsächlich zu übernehmen. Dies stellt sicher, dass die Auswahl eines Verwalters transparent und wettbewerbsorientiert erfolgt und die Interessen der Wohnungseigentümer angemessen berücksichtigt werden.
Die Rechtsprechung legt hier, analog zu den Grundsätzen bei größeren Erhaltungsmaßnahmen wie Instandhaltung und Instandsetzung, fest, dass mindestens drei Vergleichsangebote eingeholt werden müssen
Ausnahmen bestätigen die Regel, auch 1 Angebot kann ausreichend sein
Wenn die Wohnungseigentümergemeinschaft im Allgemeinen keinen guten Ruf hat und es schwierig ist, Verwaltungsunternehmen zu finden, die überhaupt ein Angebot abgeben wollen, kann dies ausreichend sein.
Wenn ein Wohnungseigentümer sich bereit erklärt hat, Angebote zur Bestellung eines Verwalters einzuholen und schließlich nur ein Angebot eingeholt hat, kann die Anfechtungsklage eines anderen Wohnungseigentümers, der behauptet, dass nur ein Angebot vorliegt, als rechtsmissbräuchlich angesehen werden, wenn dieser Wohnungseigentümer sich selbst nicht darum bemüht hat, auch Verwalterangebote einzuholen. Dies dient dazu sicherzustellen, dass die Anfechtung nicht aus taktischen Gründen oder in schlechtem Glauben erfolgt und dass alle Beteiligten angemessen handeln.
Verwaltervertragsentwürfe
Da die konkreten Bedingungen für die Verwaltertätigkeit nur aus den individuellen Verwalterverträgen hervorgehen, ist es wichtig, den Wohnungseigentümern im Vorfeld der Versammlung auch die jeweiligen Vertragsentwürfe der Verwalterunternehmen zur Verfügung zu stellen. Dabei ist zu beachten, dass diese Verträge sich auf die betreffende Wohnungseigentümergemeinschaft beziehen müssen. Dies stellt sicher, dass die Wohnungseigentümer vollständige Einblicke in die Vertragsbedingungen haben und die Vereinbarungen im Verwaltervertrag angemessen bewerten können.
Bereitschaft des Verwalters zur Amtsübernahme
Es ist unbestritten, dass nur Verwalterkandidaten in Betracht gezogen werden sollten, die tatsächlich bereit und in der Lage sind, die Verwaltung zu übernehmen. Idealerweise sollten die Unterlagen, die von jedem Verwalterkandidaten vorgelegt werden, klar anzeigen, dass er oder sie bereit ist, das Amt des Verwalters zum voraussichtlichen Bestellungszeitpunkt zu übernehmen. Dies stellt sicher, dass die Wohnungseigentümer von Anfang an mit Kandidaten arbeiten, die für die Position des Verwalters geeignet sind.
(Erst)-verwalter nach „verwalterlosen“ Zeit
In der Praxis kommt es häufig vor, insbesondere in kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften, dass über einen längeren Zeitraum hinweg kein Verwalter bestellt wurde. Jetzt kann jedoch auf Initiative eines Wohnungseigentümers hin die Bestellung eines Verwalters angestrebt werden. Auch in solchen Fällen ist entweder ein entsprechender Beschluss in einer Versammlung der Wohnungseigentümer erforderlich oder die Bestellung des Verwalters kann durch das schriftliche Verfahren gemäß § 23 Absatz 3 WEG herbeigeführt werden.
In Fällen, in denen Wohnungseigentümergemeinschaften über einen längeren Zeitraum hinweg keinen Verwalter hatten, gelten hinsichtlich der maximalen Bestellungszeitperiode andere Regeln im Vergleich zur Verwalterbestellung nach der Bildung des Wohnungseigentums. Hierbei ist nicht die Einschränkung gemäß § 26 Absatz 2 Satz 1 WEG zu berücksichtigen, die besagt, dass der Verwalter anfänglich nur für einen Zeitraum von 3 Jahren bestellt werden kann. Stattdessen gilt in solchen Fällen die Vorschrift des § 26 Absatz 2 Satz 1 WEG, wonach der Verwalter bis zur Höchstdauer von 5 Jahren bestellt werden kann. Offensichtlich bestehen in diesen Fällen keine gegensätzlichen Interessen zwischen Bauträgern und Wohnungseigentümern.
Verwaltungsbeirat und deren Befugnisse bei der Verwalterbestellung
Grundsätzlich kann weder durch Beschluss noch durch Vereinbarung festgelegt werden, dass die Bestellung des Verwalters allein durch den Verwaltungsbeirat erfolgt. Es besteht jedoch Uneinigkeit darüber, ob der Verwaltungsbeirat in Fällen mit einer Vielzahl von Verwalterkandidaten eine Vorauswahl treffen kann.
